Mail Archiv in Shopware 6 – Übersichtliches E-Mail-Management leicht gemacht

In Shopware 5 war das Mail Archiv ein unverzichtbares Tool für viele Shopbetreiber, um versendete E-Mails zu dokumentieren und im Bedarfsfall darauf zurückzugreifen. In Shopware 6 fehlt diese Funktion leider standardmäßig. Glücklicherweise gibt es ein kostenloses Plugin namens Mail Archiv, das diese Lücke füllt und ab Shopware-Version 6.4 verfügbar ist. Das Plugin bietet Dir eine übersichtliche Möglichkeit, alle versendeten E-Mails zu prüfen, erneut zu versenden und gezielt zu durchsuchen – ein wunderbares Werkzeug, um den Überblick über die Kundenkommunikation zu behalten und gleichzeitig den Anforderungen an Datenschutz gerecht zu werden.

Installation und Einrichtung

Die Installation des Plugins ist schnell erledigt. Lade das Plugin über den Store in einem Shopware-Backend herunter und installiere es. Danach ist es direkt aktiv und betriebsbereit.

Funktionen des Mail Archivs – Was das Plugin bietet

Das Mail Archiv in Shopware 6 bietet zahlreiche nützliche Funktionen, die Dir nicht nur den Überblick über versendete E-Mails erleichtern, sondern auch den Kundenservice verbessern:

1. Prüfung des E-Mail-Versands

Im Mail Archiv kannst Du jederzeit nachsehen, ob eine E-Mail tatsächlich versendet wurde. Das ist besonders hilfreich, wenn Kunden behaupten, keine E-Mail erhalten zu haben. Du kannst genau prüfen, wann eine E-Mail versendet wurde und an welche Adresse.

2. Überprüfung der Zustellung

Neben dem Versand kannst Du auch prüfen, ob die E-Mail erfolgreich zugestellt wurde. Falls ein Versandfehler aufgetreten ist (z. B. wegen einer ungültigen E-Mail-Adresse), wird Dir das im Archiv angezeigt. So kannst Du Probleme gezielt beheben.

3. E-Mails nachträglich erneut senden

Manchmal ist es notwendig, eine bereits versendete E-Mail erneut zu verschicken – etwa wenn der Kunde die ursprüngliche Nachricht verloren hat. Im Mail Archiv kannst Du jede archivierte E-Mail ganz einfach nochmals versenden, ohne die gesamte Bestellung erneut durchlaufen zu lassen.

4. Durchsuchbares Archiv

Das Herzstück des Plugins ist das durchsuchbare Archiv. Du kannst nach verschiedenen Kriterien filtern, um gezielt E-Mails zu finden:

• Kundennummer
• E-Mail-Adresse des Kunden
• Bestellnummer

5. Mehr Überblick mit Filtern

Neben der Suche stellt das Plugin auch einen Filter bereit. Hier kannst du:

• Nach dem Versandstatus filtern (fehlgeschlagen, gesendet, aussehend)
• Nach dem Verkaufskanal filtern
• Nach Kunden filtern

Diese Such- und Filtermöglichkeiten erleichtern Dir die Bearbeitung von Kundenanfragen enorm. Statt manuell in alten E-Mails zu suchen, findest Du mit wenigen Klicks genau die Nachricht, die Du brauchst.

Datenschutz und automatisches Löschen von E-Mails

Ein wichtiger Punkt beim Einsatz eines Mail Archivs ist der Datenschutz. Um den Anforderungen der DSGVO gerecht zu werden, bietet das Plugin eine Funktion, mit der Du ein automatisches Löschintervall festlegen kannst. Du bestimmst selbst, wie lange archivierte E-Mails gespeichert bleiben sollen – z. B. 90, 180 oder 365 Tage. Nach Ablauf des Zeitraums werden die E-Mails automatisch gelöscht.

Du findest diese Funktion unter Erweiterungen -> Meine Erweiterungen -> Mail Archive -> Konfiguration. Im Standard ist dort kein Wert eingetragen, es würden also dauerhaft alle Mails, welche der Shop versendet, gespeichert bleiben.

Fazit zum Mail Archive

Das kostenlose Plugin Mail Archiv für Shopware 6 bietet Dir eine leistungsstarke Möglichkeit, Deine E-Mail-Kommunikation zu dokumentieren und zu verwalten. Die wichtigsten Funktionen – wie die Prüfung des Versands, die erneute Zustellung und die durchsuchbare Archivierung – machen es zu einem unverzichtbaren Werkzeug für Shopbetreiber. Und dabei ist das Plugin kostenfrei.

Zusammengefasst bietet das Mail Archiv folgende Vorteile:

• Schnelle Kontrolle, ob eine E-Mail erfolgreich versendet wurde.
• Möglichkeit, fehlgeschlagene E-Mails erneut zu versenden.
• Ein durchsuchbares Archiv, das Dir Zeit bei der Bearbeitung von Kundenanfragen spart.
• Automatisches Löschen von archivierten E-Mails nach einem festgelegten Zeitraum, um DSGVO-konform zu bleiben.

Mit dem Mail Archive bist Du bestens gerüstet, um auch bei der E-Mail-Kommunikation stets den Überblick zu behalten.